Als onderneming is het enorm belangrijk om op tijd betaald te worden voor de facturen van uw geleverde diensten of producten zodat u zelf niet in de problemen komt. Het is immers uw inkomen en de basis van het draaiende houden van uw bedrijf.
Echter kan het soms een uitdaging zijn om uw klanten zover te krijgen dat ze uw facturen betalen. Uit diverse onderzoeken blijkt dat tot 70% van alle facturen in Europa te laat worden betaald, afhankelijk van de regio en de sector. Ursula Von Der Leyen, de voorzitster van de Europese Commissie, herinnerde ons in haar State of the Union-toespraak in 2022 eraan dat 1 op de 4 faillissementen te wijten is aan late betalingen.
In dit artikel geven we u alvast zes tips om sneller betaald te worden voor uw facturen.
1. Zorg voor duidelijke afspraken en communicatie
Duidelijke communicatie is essentieel om te zorgen dat uw klanten uw facturen op tijd betalen. Vanaf het begin is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met uw klanten over betalingstermijnen en andere financiële zaken. Dit kan bijvoorbeeld worden opgenomen in uw offerte of contract maar ook in uw algemene voorwaarden of betaalvoorwaarden. Neem daarom altijd een betaaltermijn op in uw contracten of voorwaarden, alsook een clausule over wat de gevolgen zijn als men niet op tijd betaalt. Maak hiervoor ook gebruik van het Europese ‘Late payments directive‘. Indien u geen contract gebruikt, geef dan altijd uw algemene voorwaarden of betaalvoorwaarden mee met elke offerte of factuur en zet uw betaalvoorwaarden ook altijd op de voorzijde van uw facturen.
2. Maak uw facturen overzichtelijk en duidelijk
Een overzichtelijke factuur is een belangrijk onderdeel van het betaalproces. Zorg ervoor dat uw facturen duidelijk zijn, zodat uw klanten geen misverstanden hebben over wat er precies betaald moet worden. Let op dat de wettelijk verplichte informatie op uw factuur staat en vermeld ook altijd uw betalingsgegevens, zoals uw bankrekeningnummer, de vervaldatum en/of betalingsvoorwaarden. Een overzichtelijke factuur geeft uw klanten duidelijkheid en vermindert de kans op verwarring over wat er betaald moet worden en wanneer.
3. Verstuur uw facturen meteen
Het is belangrijk om uw facturen op tijd te versturen, zodat uw klanten genoeg tijd hebben om de betaling te regelen. Een factuur die weken te laat wordt verstuurd geeft het signaal aan de klant dat de betaling van de factuur ook niet op tijd wordt verwacht. Bovendien hebben je zakelijke klanten maar een beperkte tijd om je factuur te betwisten. Hoe langer het duurt voordat ze de factuur krijgen, hoe moeilijker het wordt om details over je afspraken, producten of diensten te onthouden. Verstuur facturen bij voorkeur per e-mail of e-invoice en zorg dat u over de correcte contact- en facturatie-gegevens van uw klanten beschikt. Vraag deze dan ook duidelijk bij de contract of de offerte.
4. Herinner uw klanten op tijd
Hetzelfde geldt voor herinneringen sturen wanneer uw klanten niet op tijd betalen. Doe dit zo snel mogelijk na vervaldatum door een professionele maar vriendelijke herinnering te sturen om te herinneren dat de betaling nog openstaat. Het is belangrijk om dit op een snelle maar professionele manier te doen, zodat uw klanten geen negatief gevoel krijgen over uw bedrijf en wel weten dat u de opvolging van uw facturen respecteert. De meeste facturen worden immers snel betaald na een eerste herinnering indien er geen reden is tot niet betalen.
Wacht daarom ook niet te lang met een volgende herinnering, dit kan via e-mail, SMS of per post, maar bellen geeft vaak extra context waarom er niet betaalt wordt. Geef bij een tweede geschreven herinnering aan dat dit de laatste herinnering is zodat uw klanten niet veronderstellen dat er nog een derde of vierde e-mail aankomt.
Door snel herinneringen te sturen maakt u het ook gemakkelijker voor uw klanten indien zij per ongeluk vergeten te betalen. Het is zowel voor u als uw klant ongemakkelijk als u pas na enkele weken een eerste herinnering stuurt. Bewaar ook een goed overzicht over de status van uw openstaande facturen zodat u snel actie kan ondernemen als een klant niet betaalt.
5. Maak gebruik van online betalingsmogelijkheden
Online betalingsmogelijkheden maken het voor uw klanten gemakkelijker om te betalen en kunnen ervoor zorgen dat uw klanten sneller betalen. Door verschillende online betalingsmogelijkheden aan te bieden, zoals iDeal, Bancontact/Payconiq, kredietkaart of PayPal, maakt u het vooral voor particuliere of internationale klanten zo gemakkelijk mogelijk om te betalen. Onze partner en betaalservice-provider Mollie stelt dat 86% van hun digitale betaalverzoeken via hun product ‘plink’ binnen 12 uur betaald worden.
6. Overweeg het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder
Als uw klanten hardnekkig weigeren om uw facturen te betalen, kunt u overwegen om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau kan u helpen bij het innen van openstaande facturen. Cuneo kan dit voor uw B2B-facturen voor u doen of u in contact brengen met een deurwaarder.
Conclusie
Het is uiterst belangrijk voor uw bedrijf om ervoor te zorgen dat u op tijd betaald wordt voor uw diensten of producten. Door duidelijke afspraken te maken en te communiceren met uw klanten, op tijd duidelijke facturen en herinneringen te sturen en het aanbieden van verschillende online betalingsmogelijkheden, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten sneller betalen. Als uw klanten nog steeds niet betalen, kunt u overwegen om een incassobureau in te schakelen.
Automatiseer uw debiteurenbeheer met Cuneo en bespaar tijd en geld.
Met Cuneo kan u de opvolging van uw facturen automatiseren zonder uw bestaande software te moeten vervangen. Onze handige cloud-software koppelt met uw bankafschriften, kijkt na of uw facturen betaald zijn en stuurt automatisch herinneringen via e-mail indien er niet betaald is. Door onze partnership met Mollie betalen uw klanten veilig online met hun favoriete betaal-apps in enkele seconden zonder iets over te typen.
Cuneo toont u zelfs of uw e-mails aankomen of geopend worden zodat u snel kan handelen. Onze experts en advocaten hebben professionele herinneringen opgesteld die u met 1 druk op de knop via SMS, e-mail, brief of aangetekend schrijven kan versturen. Bij uitblijvende betaling helpen wij bovendien graag met het incasseren van uw facturen.
Maak hier een gratis account aan en neem controle over je cashflow!
Gerelateerde berichten
Nothing found.
